Politique en matière de lanceurs d’alerte Société anonyme « SOCIETE WALLONNE DES AEROPORTS » en abrégé « SOWAER » Siège social : 5101 NAMUR (Loyers), Namur Office Park, Avenue des Dessus-de-Lives, 8 Numéro d’entreprise : 475.247.837 Registre des personnes morales : Namur POLITIQUE EN MATIÈRE DE LANCEURS D’ALERTE 1. Objectif de la présente politique L’objectif de la présente politique est de décrire comment la SOWAER met en œuvre la directive UE 2019/1937, dite « Lanceurs d’alerte » et transposée en droit belge par la loi du 28/11/2022, au sein de l’organisation et comment elle informe toutes les personnes en relation professionnelle avec elle. 2. Champ d’application de la politique 2.1. Champ d’application personnel La présente politique s’applique aux lanceurs d’alerte. En d’autres termes, toute personne qui constate des violations (potentielles) du droit de l’Union dans un contexte professionnel : les travailleurs de la SOWAER ; les travailleurs indépendants, entrepreneurs et sous-traitants et leur personnel ou préposés avec lesquels la SOWAER collabore ; les actionnaires et les membres de l’organe d’administration, des Comités de la SOWAER, y compris les membres non exécutifs ; les fournisseurs avec lesquels la SOWAER collabore et leur personnel ; les stagiaires et les bénévoles rémunérés ou non rémunérés ; les candidats à une offre d’emploi de la SOWAER ; les facilitateurs, soit les personnes physiques qui aident un lanceur d’alerte au cours du processus de signalement et dont l’aide devrait être confidentielle ; les tiers qui sont en lien avec les lanceurs d’alerte et qui risquent de faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel, tels que des collègues ou des proches des lanceurs d’alerte ; les entités juridiques appartenant aux lanceurs d’alerte ou pour lesquelles ils travaillent, ou encore avec lesquelles ils ont en lien dans un contexte professionnel. 2.2. Champ d’application matériel Les différents domaines susceptibles d’être concernés par une violation (potentielle) sont repris dans la liste ci-après : les marchés publics ; les services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ; la sécurité et la conformité des produits ; la sécurité des transports ; la protection de l’environnement ; la radioprotection et sûreté nucléaire ; la sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, la santé et le bien-être des animaux ; la santé publique ; la protection des consommateurs ; la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ; la lutte contre la fraude fiscale ; la lutte contre la fraude sociale ; les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne ; les violations relatives au marché intérieur, en ce compris les violations des règles de l’Union européenne en matière de concurrence et d’aides d’État. Ne sont pas constitutifs, par exemple, d’une violation au sens de la loi sur les lanceurs d’alertes : les cas de harcèlement moral, sexuel, les intimidations, des faits de violence sur le lieu de travail qui sont traités via les services internes et externes pour la prévention et la protection au travail ; un signalement effectué pour répondre à votre intérêt personnel et qui ne constitue donc pas une menace ou une atteinte pour l’intérêt général ; les faits de discrimination ou de racisme ; un signalement relatif à des faits concernant la police ; un signalement relatif à des faits concernant les services de renseignements ou de sécurité. 3. Procédures d’enregistrement des signalements 3.1. Généralités Les lanceurs d’alerte qui souhaitent signaler une violation (potentielle) comme décrit ci-dessus au sein de la SOWAER doivent le faire par écrit. Ils disposent de trois voies de signalement exposées ci-dessous. Toutefois, la SOWAER les encourage à suivre d’abord la procédure de signalement interne décrite dans la présente politique, afin de pouvoir potentiellement apporter une solution interne au problème signalé, avant de procéder éventuellement à un signalement externe. 3.2. Canal de signalement a. Procédure Le lanceur d’alerte peut éventuellement ou directement s’adresser au canal de signalement externe désigné à cet effet par les autorités, ou après la procédure de signalement interne dans trois hypothèses où cela semble être a priori la voie la plus appropriée : il est impossible de remédier efficacement à la violation en interne ; l’auteur du signalement estime qu’il encourt un risque de représailles ; le droit de l’Union européenne ou le droit national exige que les auteurs de signalement effectuent un signalement auprès des autorités nationales compétentes. La procédure est à initier auprès du Centre Intégrité du médiateur fédéral (voir point 9 relatif aux coordonnées de contact) par voie orale et/ou écrite. b. Suivi du signalement Le Centre Intégrité du médiateur fédéral traite le signalement du lanceur d’alerte endéans le même délai qu’un signalement interne et l’autorité compétente concernée communiquera le résultat de son enquête dans les 3 mois qui suivent le signalement tout en motivant sa décision quant à la suite ou l’arrêt de la procédure. 3.3. Divulgation publique La présente politique régit également la protection des lanceurs d’alerte qui communiquent une violation éventuelle via la presse ou d’autres médias publics. L’auteur du signalement qui fait une divulgation publique peut bénéficier de la protection de la loi si les conditions suivantes sont remplies : le lanceur d’alerte a d’abord procédé à un signalement interne et externe ou a directement procédé à un signalement externe, pour lequel aucune mesure appropriée n’a été prise dans le délai imparti ; ou le lanceur d’alerte a des raisons fondées de supposer que : la violation peut représenter un danger imminent ou réel pour l’intérêt public ; il existe un risque de représailles en cas de signalement externe ou qu’il est peu probable qu’il soit véritablement remédié à la violation, et ce, en raison des circonstances particulières du dossier. 4. Obligation de secret L’identité du lanceur d’alerte qui effectue un signalement via le canal interne conformément à la présente politique ne sera pas communiquée directement ou indirectement sans son autorisation expresse, sauf aux personnes habilitées à traiter et à suivre un signalement conformément à la présente politique. Cela s’applique également pour toute autre information à partir de laquelle l’identité du lanceur d’alerte peut être directement ou indirectement déduite. Une exception s’applique toutefois s’il s’agit d’une obligation nécessaire et proportionnée en vertu du droit de l’Union européenne ou du droit national dans le cadre d’une enquête menée par les autorités nationales ou de procédures judiciaires, notamment en vue de garantir les droits de défense de la personne concernée. 5. Traitement des données à caractère personnel Tout traitement de données à caractère personnel par l’employeur/des tiers à la suite d’un signalement sera effectué conformément au Règlement (UE) 2016/679 applicable et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel. Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne sont pas collectées ou sont immédiatement effacées en cas de collecte involontaire. Pour le reste, nous renvoyons à la politique interne de la SOWAER relative au traitement des données à caractère personnel. 6. Registre des signalements La SOWAER tiendra un registre des signalements papier dans lequel chaque signalement sera enregistré. Dans ce cadre, la confidentialité sera toujours garantie et les signalements ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire. 7. Mesures de protection et de soutien du lanceur d’alerte 7.1. Protection du lanceur d’alerte Le lanceur d’alerte est protégé dès que le signalement est effectué et pour autant qu’il ait eu un motif raisonnable de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques et ce, conformément au champ d’application de la loi. Toute forme de représailles est interdite telles que rétrogradation, changements de fonction, suspension, licenciement, … . Si le lanceur d’alerte estime qu’il est victime de représailles, il peut s’adresser au tribunal du travail qui imposera si nécessaire des mesures judiciaires contre ces représailles. Les personnes qui apportent un soutien actif au lanceur d’alerte au cours de la procédure de signalement (collègue ou membre d’une organisation de travailleurs) ou les membres de la famille du lanceur d’alerte bénéficient de la même protection. 7.2. Mesures de soutien Le lanceur d’alerte peut bénéficier également de mesures de soutien par l’intermédiaire de l’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains (voir point 9 relatif aux coordonnées de contact), telles que : une assistance et des conseils juridiques, un soutien financier dans le cadre de procédures judiciaires sous certaines conditions, un soutien social, une assistance psychologique, une aide pour interagir avec les médias et un soutien technique (informatique). 8. Abus et sanctions Indépendamment des possibles sanctions civiles (octroi de dommages et intérêts), les personnes qui ne respecteraient pas les dispositions de la loi risquent également des possibles sanctions pénales (amendes et/ou peines de prison). Il en va de même pour le lanceur d’alerte s’il est établi qu’il a volontairement et sciemment signalé ou dévoilé publiquement de fausses informations. 9. Coordonnées de contact 9.1. Gestionnaire de signalement (interne) Le gestionnaire de signalement est la Responsable des ressources humaines, Madame Marie-Astrid ALEXANDRE Elle est joignable : Par courrier postal à l’adresse suivante : SOWAER, Namur Office Park, Avenue des Dessus-de-Lives, 8 à 5101 Loyers à l’attention personnelle et confidentielle de la « Responsable des ressources humaines » ; Par e-mail à l’adresse électronique suivante : lanceurdalerte@sowaer.be 9.2. Centre intégrité – Médiateur fédéral (signalement externe) Médiateur fédéral Centre intégrité Rue de Louvain 48 1000 Bruxelles Tél. : + 32 (0) 800 999 61 (nr gratuit) integrite@mediateurfederal.be https://www.federaalombudsman.be/fr/lanceurs-alerte 9.3. Institut pour la protection et la promotion des droits humains (IFDH) Institut Fédéral des Droits Humains (IFDH) Rue de Louvain 48 1000 Bruxelles Tél. : + 32 (0) 479 88 57 40 kl-la@firm-ifdh.be www.institut federal des droits humains 10. Droit applicable et tribunal compétent La présente politique de lanceurs d’alerte est régie, expliquée et exécutée conformément au droit belge, qui est exclusivement d’application. Les cours et tribunaux de l’arrondissement de Namur sont seuls compétents pour connaître de tout litige qui découlerait de l’interprétation ou de l’exécution de la présente politique de lanceurs d’alerte.